Warum Governance jetzt über Erfolg oder Risiko entscheidet
Stellen Sie sich vor: Eine Datei mit Gehaltsinformationen liegt irgendwo auf SharePoint — nicht perfekt geschützt. Ein Kollege nutzt Microsoft Copilot, um eine Projektzusammenfassung anzufordern und plötzlich erscheinen die Gehaltsdaten aller Mitarbeitenden. Klingt wie ein Horrorszenario?
Solche Fälle machen deutlich: Innovation ohne den entsprechenden Rahmen wird schnell zum Risiko. Wenn Technik und Compliance nicht Hand in Hand arbeiten, entstehen blinde Flecken, in denen Daten ausufern.
Über die Autorin
Dr. Marija Stambolieva
Senior Consultant Compliance Management, Informationssicherheits-, Datenschutz- & KI-Beauftragte
Über die Autorin
Dr. Marija Stambolieva
Senior Consultant Compliance Management, Informationssicherheits-, Datenschutz- & KI-Beauftragte
Warum Governance jetzt über Erfolg oder Risiko entscheidet
Stellen Sie sich vor: Eine Datei mit Gehaltsinformationen liegt irgendwo auf SharePoint — nicht perfekt geschützt. Ein Kollege nutzt Microsoft Copilot, um eine Projektzusammenfassung anzufordern und plötzlich erscheinen die Gehaltsdaten aller Mitarbeitenden. Klingt wie ein Horrorszenario?
Solche Fälle machen deutlich: Innovation ohne den entsprechenden Rahmen wird schnell zum Risiko. Wenn Technik und Compliance nicht Hand in Hand arbeiten, entstehen blinde Flecken, in denen Daten ausufern.
Das unsichtbare Risiko – wenn wir unsere Daten nicht kennen
Daten liegen verteilt in Teams, SharePoint, OneDrive, lokale Ordner. Doch was ist vertraulich? Was darf geteilt werden, mit wem, für wie lange? Diese Fragen sind häufig nicht klar beantwortet. Mit KI wird dieser Mangel an Klarheit problematisch: KI‑Modelle verknüpfen Datenquellen. Was vorher schon unübersichtlich war, wird intelligent unübersichtlich — eine gefährliche Kombination.
Normen und Regularien wie ISO 27001, NIS‑2, DORA, die DSGVO oder die EU‑KI‑Verordnung betonen alle denselben Grundsatz: Kenne deine Daten. Denn was du nicht kennst, kannst du nicht schützen und erst recht nicht verantwortungsvoll für KI nutzen.
Microsoft 365 Werkzeugkasten
Die gute Nachricht: Microsoft 365 bietet integrierte Werkzeuge, um Klarheit zu schaffen, beispielsweise über Berechtigungs‑ und Labeling-Policies.
Berechtigungen
Copilot greift ausschließlich auf Inhalte zu, für die der jeweilige Nutzer bereits mindestens Leserechte besitzt. Bestehende Rollen- und Berechtigungskonzepte im Microsoft-Umfeld bleiben vollständig erhalten, inklusive Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrungsrichtlinien und administrativer Vorgaben.
Bei der Anbindung zusätzlicher Datenquellen, etwa lokaler Ordner, müssen Administratoren in den Copilot‑Connectoren sicherstellen, dass die Berechtigungen korrekt konfiguriert sind. Werden Inhalte dort beispielsweise für die gesamte Organisation freigegeben statt nur für Personen mit tatsächlichem Zugriff in der ursprünglichen Datenquelle, kann es zu unerwünschtem Datenzugriff kommen.
Vertraulichkeitsbezeichnungen (Labels)
Mit Microsoft Purview lassen sich Labels definieren (z. B. öffentlich, intern, vertraulich), die Datenklassifizierung und Schutzmechanismen kombinieren. Diese Labels bleiben persistent — auch wenn Dokumente verschoben, geteilt oder exportiert werden.
Schutzmechanismen wie Verschlüsselung, Content-Marking (Wasserzeichen, Header/Footer) und Zugriffskontrollen bleiben durch das konfigurierte Label an dem Dokument gebunden.
Governance & Compliance – vom Regelwerk zur gelebten Verantwortung
Technologie allein genügt nicht. Anbieter wie Microsoft stellen Schutzmechanismen bereit, die Verantwortung für die Umsetzung liegt jedoch beim Unternehmen selbst. Governance ist der Rahmen, der Technik, Compliance und Unternehmenskultur verbindet. Ein Beispiel: Berechtigungen müssen klar definiert sein, Admins müssen wissen, wie sie Einstellungen korrekt umsetzen. Bevor dies jedoch geschieht, muss geklärt sein, wer das Berechtigungskonzept entwickelt, wer die Umsetzung überwacht und wie die Verantwortung zwischen Geschäftsführung, Beauftragten und IT-Team verteilt wird.
Richtlinien sind das organisatorische Rückgrat: KI-Richtlinien regeln den Umgang mit KI innerhalb der Organisation. Labeling Policies definieren, welche Datenklassifikationen und Schutzmechanismen gelten. Natürlich ist dieser organisatorische Teil aufwendig – Daten klassifizieren, Regeln abstimmen, Schulungen durchführen, Umsetzung überprüfen. Doch der wirtschaftliche Mehrwert zeigt sich klar: Wer Governance ernst nimmt, schützt seine Werte, erfüllt regulatorische Standards und gewinnt das Vertrauen von Kunden und Partnern.
Fazit
Sichere Daten sind kein Nice-to-have, sondern die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz von KI. Wer in Governance und eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Compliance investiert, schützt nicht nur vor Risiken, sondern schafft die Basis für einen sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von modernen Technologien.
Soll Microsoft Copilot nicht nur technisch aktiviert, sondern strukturiert und nachhaltig eingeführt werden, beginnt der entscheidende Schritt bei einer klaren Strategie: technische Vorbereitung, definierte Governance-Leitplanken, Qualifizierung der Mitarbeitenden und konkrete Anwendungsfälle gehören zusammen gedacht. Wir unterstützen Unternehmen bei genau diesem Einstieg: von der Analyse der Ausgangssituation über die sichere Pilotierung bis zur produktiven Nutzung inklusive Governance-Rahmen und erster Erfolgsmessung.
Haben Sie noch Fragen?
Sie möchten wissen, wie Copilot in Ihrer Organisation sicher und regelkonform eingesetzt werden kann? Wir analysieren gemeinsam Ihre bestehende Microsoft-365-Struktur, prüfen Berechtigungen, Governance-Rahmen und Compliance-Anforderungen und zeigen konkret auf, wo Handlungsbedarf besteht. Lassen Sie uns strukturiert klären, wie Sie Innovation ermöglichen, ohne Risiken zu übersehen.